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Nesta newsletter da Qualiexpert, iremos abordar, de forma sistemática e estruturada, os fundamentos e práticas relativas aos processos, em forma de 6 “dicas”.

Para melhor compreensão e aplicação destes conceitos chave, cada tópico será acompanhado de uma metáfora. Acreditamos que a metáfora serve como uma ferramenta didática para facilitar o entendimento e a aplicação dos conceitos na rotina de trabalho.

Estamos comprometidos em oferecer informações precisas e valiosas para profissionais da gestão da qualidade, utilizando como referência a ISO 9001 e ISO 9000. 

Convido você a leitura e enriquecer seus conhecimentos!

Dica 1 – Conceito de Processo

Dentro do universo da gestão da qualidade, o conceito de processo é fundamental, sendo definido como um conjunto de atividades inter-relacionadas que transformam entradas em saídas para entregar um resultado pretendido  para agregar valor.“

Metáfora: Imagine uma máquina de café: você insere água e pó de café (entradas), a máquina trabalha internamente (processo), e produz uma xícara de café fresco (saída) para energizar o seu dia (agregar valor).

Dica 2 – Princípio da Qualidade da Abordagem de Processo

O Princípio da Qualidade da Abordagem de Processo destaca que para se alcançar um resultado previsível e consistente, as atividades devem ser compreendidas e gerenciadas como processos interconectados que operam dentro de um sistema coerente.

Metáfora: Pense em uma orquestra: cada músico e instrumento tem sua função específica, mas para criar uma harmonia perfeita (resultado previsível e consistente), todos precisam estar sintonizados e coordenados, operando em conjunto sob a direção do maestro.

Dica 3 – Ciclo PDCA

O ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) desempenha um papel crucial nessa abordagem de processo, proporcionando um método iterativo de melhoria contínua do processo (Ciclo A).

Metáfora: Imagine treinar para uma maratona. Primeiro, você planeja sua rotina (Plan). Então, você corre conforme o plano (Do). Após a corrida, verifica se alcançou os tempos desejados ou se sentiu algum desconforto (Check). Por último, faz ajustes no treinamento com base no que descobriu (Act). E repete o ciclo até o dia da maratona.

Dica 4 – Ferramentas para Mapeamento de Processos

Para mapear e entender melhor esses processos, as organizações podem utilizar diversas ferramentas, tais como o SIPOC (que descreve Fornecedores, Entradas, Processo, Saídas e Clientes), o Diagrama Tartaruga (que identifica os diversos elementos que influenciam o processo) e plataformas como o Bizagi (um software de licença gratuita dedicado ao mapeamento de processos).

Metáfora: Visualize um capitão navegando por um mar desconhecido. Ele utiliza mapas (SIPOC), bússolas (Diagrama Tartaruga) e sistemas modernos de GPS (como Bizagi) para entender e traçar a melhor rota.

Dica 5 – Eficiência do Processo

O objetivo central é garantir a eficiência do processo, visando maximizar os resultados desejados utilizando o mínimo de recursos possíveis. Assim, a organização entrega valor tanto para a organização quanto para seus stakeholders.

A análise de valor agregado é uma ferramenta poderosa nesse contexto, pois ajuda a mensurar o valor que cada etapa do processo adiciona ao produto ou serviço final. Além disso, as organizações podem empregar as metodologias como Lean & Six Sigma para identificar e eliminar desperdícios, otimizando o fluxo de trabalho e reduzindo variações.

Exemplos de retrabalho e erros são indicativos claros de ineficiências e reforçam a necessidade de constante melhoria dos processos.

Metáfora: Considere um artesão fazendo uma escultura. Se ele trabalha de maneira eficiente, utiliza a quantidade certa de material, evitando desperdícios, e entrega uma obra-prima. Assim como um artesão utiliza técnicas refinadas para moldar sua obra, Lean & Six Sigma são as ferramentas que uma organização usa para esculpir seus processos de forma otimizada. Por outro lado, erros frequentes e retrabalhos mostram que ele está gastando mais material e tempo do que o necessário, evidenciando a necessidade de aperfeiçoar sua técnica.

Dica 6 – Gestão de Mudanças

Processos e o pensamento sistêmico andam de mãos dadas, enfatizando a importância de ver a organização como um conjunto integrado de partes que trabalham juntas. A gestão de mudanças, torna-se vital, pois qualquer alteração em uma parte do sistema pode reverberar em todo o conjunto, exigindo uma abordagem cuidadosa e bem planejada para implementações bem-sucedidas.

Metáfora: Imagine uma teia de aranha, onde cada fio está conectado aos outros. Se um único fio for alterado ou movido, toda a teia sentirá o impacto e ajustará sua forma. Assim é a organização sob o pensamento sistêmico: mudanças em uma parte afetam o todo, e a gestão de mudanças é o delicado processo de reajustar e harmonizar a teia.

Desafio no entendimento de processos

Um dos maiores desafios no entendimento de processos é a resistência à mudança. Mesmo quando os processos existentes não são eficientes, as pessoas tendem a se apegar ao que é familiar e resistem à adoção de novos métodos ou abordagens.

Metáfora: Imagine um antigo navio à vela navegando contra fortes ventos. Embora o capitão tenha um motor moderno à sua disposição, ele opta por usar apenas as velas porque é assim que ele sempre navegou. Por não adaptar e incorporar o motor à sua jornada, ele enfrenta maiores dificuldades e atrasos, enquanto outros navios que utilizam a combinação de velas e motor avançam de forma mais eficaz e rápida.

Serviços Qualiexpert – Processos que agregam valor

Ao refletir sobre a estrutura dos processos na sua empresa, questione-se: estão bem identificados, organizados e adequadamente mapeados? Caso sinta qualquer incerteza sobre como aprimorar seus processos organizacionais, por favor, entre em contato conosco. Estamos aqui de braços abertos para auxiliá-lo nessa jornada!

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Frases de pessoas famosas sobre o tema

“Por vezes, é significativa a quantidade de trabalho desnecessário executado por empregados. É um resultado de políticas de trabalho de longa data que, hoje, já não tem mais propósito” Jeffrey Pfeffer, Professor de Standford 

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