Desafios do mapeamento de processo
Os desafios do mapeamento de processo começam nas reuniões de brainstorming. Essa é uma atividade que todo profissional da Qualidade já passou ou vai passar no dia a dia corporativo.
Durante a leitura do livro “Fundamentals of Business Process Management”, de DUMAS, Marlon et al. 2018, encontrei um capítulo que fala dos desafios que podem ser encontrados durante as reuniões de mapeamento de processo.
Além dos desafios descritos no livro, identifiquei mais alguns que já presenciei e assim, foi elaborada a lista com os 9 desafios abaixo com as possíveis soluções, para que o analista de processo possa conduzir da melhor forma a reunião de brainstorming e não seja pego de surpresa.
Vamos a eles:
Desafio 1: Conhecimento fragmentado do processo pelos participantes
Solução: Receber contribuições de todos os participantes, realizar entrevistas isoladas com especialistas, ler documentação do processo e aprovar fluxo final com o responsável pelo processo
Desafio 2: Pensar no processo como único e não como um todo. Exemplo: “Você não pode generalizar, cada caso é diferente” ou “Não podemos fazer exatamente da mesma forma, existem tantas condições especiais para responder a essa pergunta”.
Solução: Mostrar a diferença entre processos da organização e projeto
Desafio 3: Pensar somente nos dias ensolarados
Solução: Perguntar sobre os dias “chuvosos” e saídas não possíveis (Ex.: Qual foi o caso mais difícil?)
Desafio 4: Falta de familiaridade com a linguagem de fluxograma, não sabem elaborar ou ler um fluxograma – do próprio processo ou de outro processo
Solução: Explicar o conteúdo do fluxograma em detalhes, traduzindo para uma linguagem natural
Desafio 5: Clima de apatia, passividade, falta de confiança ou falta de reconhecimento da importância das saídas do processo; ou não entendimento da interação com a entrada na próxima etapa
Solução: Engajar a equipe com prudência, transparência e paciência para fortalecer o comprometimento, participação e diminuir as resistências, mostrando a interação entre os processos e a importância da saída que vira entrada
Desafio 6: Mapear somente a expectativa, esquecendo a realidade da execução do processo
Solução: Perguntar a todo momento da reunião, se a atividade mapeada é a desejada ou a real
Desafio 7: Participação de liderança autoritária, implicante ou que reclama
Solução: Ficar atento a questões de poder, influência ou posição hierárquica. O analista de processo deve manter a organização e contribuir para uma atmosfera de abertura e confiança
Desafio 8: Clima de agressividade entre os participantes: Durante o brainstorming, os participantes podem entrar em uma briga de quem sabem mais
Solução: Permanecer neutro e estratégico quando divergências aparecerem e ficar atento a comentários negativos, pois as pessoas costumam ter medo de mudanças
Desafio 9: Participantes falantes, extrovertidos demais que roubam a atenção
Solução: Garantir que todos possam participar, restringir o tempo de fala dos participantes falantes e estimular os participantes mais introvertidos a expressarem sua perspectiva
Esses são 9 desafios. Você já presenciou algum desafio não incluído nesta listagem?
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