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É obrigatório fazer uma gestão das mudanças na organização?

É sim! A ISO 9001:2015 trata de gestão de mudança em 11 requisitos diferentes, tais como o 6.3 (Planejamento de mudanças), 8.2.4 (Mudanças nos requisitos para produtos e serviços), 8.3.6 (Mudanças de projeto e desenvolvimento) e 8.5.6 (Controle de mudanças). A norma considera que estamos em um ambiente dinâmico e todas as mudanças precisam ser analisadas para que não haja impactos adversos ou pelo menos, que sejam minimizados.

Como as empresas normalmente fazem?

Normalmente, as empresas não realizam uma Gestão de Mudança de uma forma completa, pois na correria do dia a dia esquecem de de identificar com antecedência uma mudança, analisar criticamente os possíveis impactos e controlar as mudanças. Assim, a maioria das empresas não avaliam os impactos, não realocam as responsabilidades ou não planejam ações preventivas para evitar não conformidades. Antes de tudo, preciso destacar que esta atividade não é uma obrigação solitária do Profissional da Qualidade. Algumas vezes já ouvi reclamações da equipe por estar incluído nesta atividade (“isso é coisa da Qualidade”).

Qual o motivo da gestão de mudança não dar certo?

Durante os meus estudos, encontrei muitos textos falando sobre os erros e desafios deste tema. Acredito que mais do que a parte técnica, gestão de mudança é uma atividade que mexe bastante com o comportamental e afeta diretamente os resultados da organização.

As atividades mudam devido aos requisitos do cliente, das partes interessadas ou até da própria organização e se essas mudanças não são gerenciadas ou são mal gerenciadas, podem causar maior consumo de tempo e recursos.  No pior dos casos, as pessoas podem voltar para a situação anterior, mesmo depois da mudança implementada.

Agrupei 3 erros clássicos que podem acontecer durante a gestão de mudança:

Erro 1 – Comportamentos negativos da equipe, como por exemplo: 

• Não entendimento da mudança 

• Resistências: passividade, agressividade, ansiedade, tensão, arrogância, prepotência ou falta de confiança

• Ausência de argumentação, para depois culpar a equipe de implementação, caso algo dê errado

• Reclamações de estar incluído nesta atividade (“isso é coisa da Qualidade”)

• Colaboradores que parecem estar implementando a mudança, mas escondem que estão fazendo do jeito antigo, caso o jeito novo não funcione

Erro 2- Erros da equipe de implementação

• Não preenchimento do formulário de gestão de mudanças com calma e atenção

• Não há uma pessoa responsável por supervisionar a implementação do plano de ação

• Preguiça de fazer um plano de ação detalhado com uma estratégia definida (“isso é óbvio”)

• Comunicação ausente ou falha entre os membros da equipe

• Não sabem lidar com a resistência dos colaboradores, levando para o pessoal ou não vendo o real motivo da resistência (ex: interrupção da rotina, vergonha de dizer que não sabe realizar a atividade do nova maneira, chateados com insinuação de que o trabalho deles não faz mais sentido)

Erro 3 – Rigidez nos processos e procedimentos

• Ausência do método documentado para a gestão de mudança

• Apenas uma pessoa pode indicar a mudança ao invés de ser responsabilidade de todos (multidisciplinar)

• Não ter uma priorização das mudanças

Se tem problema, temos que identificar também as soluções.

Os estudos também nos indicam algumas: 

1. Treinar toda a equipe para que todos estejam cientes de suas responsabilidades, modificando o comportamento para uma atitude positiva, questionadora e colaborativa, esclarecendo quais comportamentos são aceitáveis ​​e quais são inaceitáveis

2. Encorajar e engajar a equipe com prudência, transparência e paciência para fortalecer o comprometimento, participação e diminuir as resistências

3. Incentivar, colaborar e despertar as manifestações das novas ideias

4. Acompanhar, monitorar e analisar cada fase da mudança de perto, observando os resultados

5. Organizar a mudança em um modelo de “projeto” com um responsável pela mudança

6. Exigir o cumprimento dos acordos estabelecidos

7. Solicitar o envolvimento e a participação total da equipe de projeto e das lideranças

8. Repartir, dividir e compartilhar com todos os resultados, os pontos positivos e os pontos negativos

9. Analisar as falhas e definir posturas para que não aconteçam mais

10. Estimular, reconhecer, agradecer e incentivar os desempenhos individuais e valorizando os que lideraram e acreditaram nas mudanças propostas

Esses são os 3 erros e as 10 sugestões para resolver os erros. Você já presenciou algum desafio ou solução em gestão de mudança não incluído nesta listagem? Como tem sido a gestão de mudança na organização onde você trabalha?

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Serviços Qualiexpert – Processos que agregam valor

A gestão de mudança é um componente vital para o sucesso contínuo de qualquer negócio. Na Qualiexpert, compreendemos que adaptar-se a novas estratégias, processos ou tecnologias pode ser desafiador. Oferecemos suporte especializado para ajudar sua empresa a gerenciar essas transições de forma eficaz, minimizando impactos e maximizando os benefícios das mudanças.

Trabalhamos com você para identificar os impactos das mudanças, desenvolver planos de ação personalizados e engajar equipes através de comunicação e treinamento eficazes. Com a nossa ajuda, você pode transformar a gestão de mudança de um obstáculo potencial em uma oportunidade para inovação, crescimento e melhoria contínua. 

Entre em contato para saber como podemos auxiliar sua empresa a navegar com sucesso no processo de gestão de mudança e aproveitar as oportunidades que ela oferece.

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