Diagnóstico no Sistema de Gestão: Qual o nível de maturidade da sua empresa?
Se perguntássemos a você “qual o nível de maturidade do seu sistema de gestão?”, qual seria a sua resposta?
Periodicamente somos contratados para executar tarefas do tipo “vocês conseguem ver se meu sistema de gestão está funcionando? se está inchado? se pode melhorar?”. Essas perguntas todas são traduzidas em um diagnóstico do sistema de gestão, que pode ser na implementação de uma norma ISO ou para melhoria do sistema de gestão.
Isto é, para encontrar a saúde ( ou maturidade ) do sistema de gestão é necessário um diagnóstico e para isso a Qualiexpert entra em ação.
Classificação da Maturidade
Se quando vamos ao médico, ele dá um diagnóstico , isto é, identifica a natureza da doença ou do problema, da mesma forma fazemos com um sistema de gestão.
De fato não somos médicos, mas temos as ferramentas necessárias (muita curiosidade, atenção plena, escuta ativa e olhar crítico baseado nas referências) para identificar a saúde da empresa.
Por meio de exames clínicos (entrevistas e análise documental e de registros), conseguimos avaliar se a saúde do sistema de gestão está boa ou precisa de recomendações. Diferente de uma auditoria tradicional, não descrevemos não conformidades que precisam de análise de causa raiz.
No diagnóstico, classificamos cada questão de acordo com os requisitos da norma. Neste momento, tiramos uma “foto” dos processos de uma forma organizada e com método. Ao longo do trabalho, o consultor classifica cada requisito da norma em 5 opções possíveis de maturidade, tais como:
- Inicial – Processo inexistente ou informal
- Básico – Existem práticas isoladas
- Estruturado – Processos definidos e documentados
- Gerenciado – Processos monitorados e medidos
- Otimizado – Melhoria contínua consolidada
Situações comuns identificadas durante um diagnóstico
Os maiores desafios do consultor ao realizar um diagnóstico de sistema de gestão é identificar lacunas da norma compreendendo a empresa como ela realmente funciona, e não apenas como ela diz que funciona. Citamos alguns casos que podem acontecer:
- Caso 1: A pessoa afirma que “todo mundo sabe que o processo é executado dessa forma”, mas ao buscar a evidência, o procedimento não existe, o controle e conhecimento depende de uma única pessoa.
- Caso2: No diagnóstico, as pessoas ficam mais transparentes para detalhar os desafios e oportunidades, ao contrário da auditoria, onde o auditado normalmente se retrai e esconde os problemas. O diagnóstico se torna uma ferramenta de valor quando os entrevistados percebem que estão construindo uma solução e não estão sendo auditados
- Caso 3: A liderança acredita que o principal problema está na falta de procedimentos documentados. Durante o diagnóstico, identifica-se que os procedimentos existentes são suficientes, mas são confusos e não detalham todas as atividades. Neste caso, o investimento em novos documentos não resolveria o problema real.
Relatório Final
Ao final, um relatório de diagnóstico fornece um porcentual de maturidade a partir das classificações 1 a 5 citadas acima, e as recomendações associadas de acordo com as normas, boas práticas e os requisitos da norma avaliada.
Entretanto, sabemos que nenhum relatório de diagnóstico sozinho resolve problemas, por isso é fundamental que haja disposição e comprometimento com o sistema de gestão da liderança e colaboradores.
Conclusão
Assim como na saúde, é difícil definir o tratamento correto de um sistema de gestão sem um diagnóstico adequado. Antes de investir tempo e recursos em procedimentos, treinamentos ou certificações, é fundamental compreender a situação atual. Um diagnóstico bem conduzido permite concentrar esforços exatamente onde estão os maiores riscos e oportunidades.
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Serviços Qualiexpert – Processos que agregam valor
Sua empresa pretende implementar a ISO 9001, melhorar processos ou entender melhor o desempenho do sistema de gestão? Antes de definir ações, é importante compreender a situação atual da organização.
A Qualiexpert realiza diagnósticos estruturados para avaliar a maturidade do sistema de gestão, identificar riscos, oportunidades de melhoria e boas práticas já existentes. Por meio de entrevistas, análise documental e avaliação dos processos, conseguimos identificar como a empresa realmente funciona e quais ações podem gerar maior resultado. Um diagnóstico bem conduzido evita retrabalho, direciona investimentos e permite que a liderança concentre esforços exatamente onde estão os maiores riscos e oportunidades.
Entre em contato conosco e descubra como um diagnóstico pode apoiar a evolução do seu sistema de gestão.
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