Qualiexpert

Escrever um documento, relatório, e-mail ou treinamento é uma atividade comum e rotineira no dia a dia de qualquer profissional do Sistema de Gestão, mas será que existe uma ciência por trás disso? Como ter uma escrita clara e eficiente com a equipe e a liderança?

Na Qualiexpert sabemos que um procedimento precisa orientar com clareza; um relatório precisa esclarecer informações de forma sucinta; um e-mail precisa direcionar ou somente informar e uma apresentação para a liderança precisa apoiar uma decisão. Mesmo assim, muitos documentos tecnicamente corretos não produzem nenhum desses resultados. São extensos, genéricos, burocráticos e exigem esforço demais de quem lê.

No artigo “A ciência da redação comercial eficaz”, publicado pela Harvard Business Review, Bill Birchard apresenta oito características que ajudam uma mensagem a conquistar atenção, facilitar a compreensão e permanecer na memória do leitor.

Os 8S da escrita eficaz

1. Simplicity | Simplicidade
Use frases curtas, palavras conhecidas e uma ideia principal por parágrafo. Clareza não significa superficialidade. Para facilitar a compreensão, evite frases com muitas palavras e frases na voz passiva. A simplicidade elimina palavras desnecessárias sem retirar o conteúdo técnico.

Texto difícil: Considerando a necessidade de realização do monitoramento periódico dos indicadores estabelecidos, solicita-se que sejam efetuadas as devidas análises pelas áreas responsáveis.

Texto simples: As áreas responsáveis devem analisar mensalmente seus indicadores.

2. Specificity | Especificidade

Substitua expressões vagas por fatos, responsáveis, prazos e critérios.

Texto genérico: Precisamos melhorar o acompanhamento das ações.

Texto específico: Cada responsável deverá atualizar, até o quinto dia útil do mês, o status, o prazo e as evidências das ações sob sua responsabilidade.

3. Surprise | Surpresa

Comece pelo dado, risco ou contraste que merece atenção. Não obrigue o leitor a percorrer três páginas para descobrir o problema.

Abertura previsível: Este relatório apresenta os resultados da auditoria interna realizada no mês de junho.

Abertura que desperta atenção: Embora 92% dos requisitos tenham sido atendidos, três falhas recorrentes continuam expondo a empresa ao mesmo risco identificado na auditoria anterior.

4. Stirring Language | Linguagem que mobiliza

Escolha verbos que indiquem consequência e ação. Evite expressões burocráticas que escondem o que realmente ocorreu.

Texto burocrático: Foi identificada a necessidade de revisão do procedimento.

Texto que mobiliza: O procedimento atual permite interpretações diferentes e precisa ser revisado antes do próximo ciclo de execução.

5. Seductiveness | Curiosidade

Uma pergunta, uma contradição ou um problema ainda não resolvido pode estimular a continuidade da leitura. Mas não transforme um relatório técnico em suspense: a conclusão principal precisa continuar clara.

Como humanos, estamos conectados para saborear a antecipação. Comece um relatório com uma pergunta. Coloque o problema do seu cliente como um enigma. Posicione seu trabalho de desenvolvimento de produtos como resolvendo um mistério. Coloque os leitores em um estado de incerteza.

Início direto, mas pouco envolvente: Este treinamento abordará análise de causa e ações corretivas.

Início que desperta curiosidade: Por que algumas não conformidades retornam mesmo depois de tratadas?

Depois da pergunta, o texto pode apresentar o conteúdo: Neste treinamento, veremos como diferenciar causa, correção e ação corretiva para evitar a repetição do problema.

6. Smart Ideas | Ideias reveladoras

Apresente informações mostrando relações que o leitor talvez ainda não tenha percebido. Ginni Rometty, ex-CEO da IBM, descreveu o futuro: “Não será um mundo de homem contra máquina; será um mundo de homem mais máquina”.

Apresentação limitada do dado: O prazo médio de atendimento caiu de cinco para três dias.

Apresentação com interpretação: O prazo médio de atendimento caiu de cinco para três dias, mas as reclamações aumentaram. Isso indica que velocidade, isoladamente, não representa a qualidade percebida pelo cliente.

7. Social Content | Conteúdo humano

Explique quem é afetado, quem precisa participar e quem deverá decidir. Processos são executados por pessoas.

Texto centrado apenas no processo: O novo fluxo reduzirá o tempo de aprovação das solicitações.

Texto com dimensão humana: Com o novo fluxo, os solicitantes saberão quem está analisando cada demanda, os gestores terão mais visibilidade dos atrasos e a equipe deixará de acompanhar aprovações por mensagens dispersas.

8. Storytelling | Narrativa

Mesmo um relatório técnico pode seguir uma sequência lógica:  contexto → problema → evidências → consequências → decisão necessária. Assim conseguimos organizar as informações para que o leitor compreenda o caminho percorrido, sem precisar inventar histórias.

Texto fragmentado: Foram identificadas cinco reclamações. O procedimento foi revisado. Houve treinamento da equipe. O indicador apresentou melhoria.

Texto organizado como narrativa: Em março, cinco clientes reclamaram de informações divergentes nas propostas comerciais. A análise mostrou que a equipe utilizava versões diferentes do mesmo modelo. A equipe de projetos padronizou o documento, os profissionais foram treinados e, nos três meses seguintes, não houve nova reclamação pelo mesmo motivo.

Conclusão

Antes de enviar qualquer documento, responda:

• O que o leitor precisa entender?
• O que ele precisa decidir?
• O que ele precisa fazer depois da leitura?

Se essas respostas não estiverem claras, provavelmente o documento ainda não está pronto.

Qual dessas características mais falta nos documentos utilizados na sua empresa? Você tem alguma dificuldade durante a escrita corporativa? Será que essas dicas te ajudam? Me conte, vou adorar saber!

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Se os procedimentos da sua empresa são extensos, pouco claros ou não orientam a execução das atividades, a Qualiexpert pode apoiar na revisão e estruturação desses documentos. Transformamos informações dispersas em procedimentos claros, aplicáveis à rotina e alinhados ao sistema de gestão da organização.

Entre em contato para juntos avaliarmos quais documentos precisam ser revisados e como torná-los mais úteis para quem realmente os utiliza.

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