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Neste mês, nossa newsletter aborda um tópico fundamental na jornada da Gestão da Qualidade: a execução da auditoria interna.

A auditoria interna é uma ferramenta crucial para garantir que o Sistema de Gestão da Qualidade esteja operando de maneira eficaz e eficiente. O auditor é a pessoa responsável por verificar se as declarações do auditado estão em conformidade com os procedimentos estabelecidos e se esses procedimentos estão alinhados com a norma ISO 9001:2015.

Para ajudar tanto auditores quanto auditados a tornar o processo de auditoria interna mais tranquilo e proveitoso, reunimos algumas orientações simples que podem transformar este momento em uma oportunidade valiosa de melhorias para o sistema de gestão.

5 Dicas para os auditores

1. Deixe o auditado falar livremente sobre suas tarefas diárias sem interrupções construindo um ambiente de confiança . Comece pelo clássico “me conte como é o seu dia a dia” e colete informações precisas e detalhadas sobre os processos diários que talvez não estejam documentadas formalmente.
2. Verifique as afirmativas do auditado com o que está documentado nos procedimentos., verificando se as práticas diárias correspondem às políticas estabelecidas. Essa verificação ajuda a identificar áreas que podem necessitar de melhoria, assegura que a organização esteja cumprindo com seus requisitos e mostra ao auditado a importância de cumprir os procedimentos e sugerir melhorias se encontrar a necessidade.
3. Não tenha medo de confrontar irregularidades. Auditores novatos podem sentir-se intimidados com a perspectiva de ter que confrontar auditados sobre quaisquer desvios encontrados, especialmente se o auditado for um superior ou alguém com mais experiência.  Por isso, em caso de dúvida, anote e converse com outro auditor mais experiente sobre o percebido. Se realmente o auditor identificar uma non-compliance, entre em contato com o auditado e confirme que a observação é na verdade uma não conformidade.
4. Não tenha de medo de não entender completamente os processos específicos da área, de não conseguir identificar desvios ou de não estar apto a fazer perguntas relevantes devido à falta de conhecimento técnico. Consulte especialistas antes e durante o processo de auditoria, pois eles podem fornecer percepções valiosas sobre o que procurar e quais perguntas fazer, ajudando a interpretar os dados coletados durante a auditoria. Concentrar-se em avaliar a conformidade, eficácia e eficiência dos processos pode ajudar a direcionar a auditoria de forma eficaz, mesmo sem um conhecimento técnico aprofundado.
5. Por fim, encare cada auditoria como uma oportunidade de aprendizado. Entrar com uma mentalidade aberta e disposta a aprender pode transformar a experiência de auditoria de algo temido para uma chance de desenvolvimento profissional.

6 Dicas para os auditados

1. Esteja preparado, se certificando de que todos os documentos e registros necessários estejam organizados e facilmente acessíveis. Neste sentido, conheça bem os procedimentos e políticas da sua área para que você possa discuti-los de forma confiante e clara com o auditor.
2. Comunique-se abertamente, seja honesto em suas respostas e não hesite em compartilhar detalhes que possam ajudar o auditor a entender completamente seus processos.
3. Seja receptivo a feedback, vendo a auditoria como uma chance de receber feedback valioso que pode levar a melhorias. Esteja aberto a sugestões e críticas construtivas, e mostre disposição para discutir maneiras de resolver quaisquer problemas que sejam identificados.
4. Mantenha a calma, mesmo se o auditor identificar áreas que precisam de melhoria. Isto é, os auditores não estão lá para apontar falhas pessoais, mas para avaliar os processos. Uma abordagem calma e centrada ajudará a manter a auditoria produtiva e sem estresse.
5. Se você não entender o motivo de uma pergunta ou se precisar de mais esclarecimentos sobre o que é esperado, não hesite em perguntar. Manter uma comunicação clara é essencial para uma auditoria eficaz.
6. Ao invés de ver a auditoria como um teste ou um julgamento, encare-a como uma chance de identificar oportunidades de aprimorar os processos. Isso pode contribuir para o crescimento e eficiência da sua área e da organização como um todo.

Conclusion

A eficiência e a eficácia de uma auditoria interna dependem crucialmente da atenção do auditor e da cooperação do auditado. Juntos, eles identificam áreas de melhoria e fomentam um ambiente de trabalho otimizado. Este compromisso mútuo em manter uma interação produtiva e respeitosa é fundamental para transformar os desafios operacionais, desperdícios, reclamações, erros ou atrasos em oportunidades de melhorias concretas dentro do sistema de gestão.

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A realização de auditorias internas eficazes é um pilar essencial na construção de sistemas de gestão robustos e na promoção da melhoria contínua. Nossa equipe de especialistas está preparada para auxiliar sua organização a aprimorar seus processos internos, garantindo a conformidade com a ISO 9001:2015 e com a otimização dos seus procedimentos operacionais.

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