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Auditoria Interna – Dicas para Auditores e Auditados

Blog Qualiexpert Cap. 9 - Avaliação de Desempenho ISO 9001:2015

Neste mês, nossa newsletter aborda um tópico fundamental na jornada da Gestão da Qualidade: a execução da auditoria interna.

A auditoria interna é uma ferramenta crucial para garantir que o Sistema de Gestão da Qualidade esteja operando de maneira eficaz e eficiente. O auditor é a pessoa responsável por verificar se as declarações do auditado estão em conformidade com os procedimentos estabelecidos e se esses procedimentos estão alinhados com a norma ISO 9001:2015.

Para ajudar tanto auditores quanto auditados a tornar o processo de auditoria interna mais tranquilo e proveitoso, reunimos algumas orientações simples que podem transformar este momento em uma oportunidade valiosa de melhorias para o sistema de gestão.

5 Dicas para os auditores

  1. Deixe o auditado falar livremente sobre suas tarefas diárias sem interrupções construindo um ambiente de confiança . Comece pelo clássico “me conte como é o seu dia a dia” e colete informações precisas e detalhadas sobre os processos diários que talvez não estejam documentadas formalmente.
  2. Verifique as afirmativas do auditado com o que está documentado nos procedimentos., verificando se as práticas diárias correspondem às políticas estabelecidas. Essa verificação ajuda a identificar áreas que podem necessitar de melhoria, assegura que a organização esteja cumprindo com seus requisitos e mostra ao auditado a importância de cumprir os procedimentos e sugerir melhorias se encontrar a necessidade.
  3. Não tenha medo de confrontar irregularidades. Auditores novatos podem sentir-se intimidados com a perspectiva de ter que confrontar auditados sobre quaisquer desvios encontrados, especialmente se o auditado for um superior ou alguém com mais experiência.  Por isso, em caso de dúvida, anote e converse com outro auditor mais experiente sobre o percebido. Se realmente o auditor identificar uma não conformidade, entre em contato com o auditado e confirme que a observação é na verdade uma não conformidade.
  4. Não tenha de medo de não entender completamente os processos específicos da área, de não conseguir identificar desvios ou de não estar apto a fazer perguntas relevantes devido à falta de conhecimento técnico. Consulte especialistas antes e durante o processo de auditoria, pois eles podem fornecer percepções valiosas sobre o que procurar e quais perguntas fazer, ajudando a interpretar os dados coletados durante a auditoria. Concentrar-se em avaliar a conformidade, eficácia e eficiência dos processos pode ajudar a direcionar a auditoria de forma eficaz, mesmo sem um conhecimento técnico aprofundado.
  5. Por fim, encare cada auditoria como uma oportunidade de aprendizado. Entrar com uma mentalidade aberta e disposta a aprender pode transformar a experiência de auditoria de algo temido para uma chance de desenvolvimento profissional.

6 Dicas para os auditados

  1. Esteja preparado, se certificando de que todos os documentos e registros necessários estejam organizados e facilmente acessíveis. Neste sentido, conheça bem os procedimentos e políticas da sua área para que você possa discuti-los de forma confiante e clara com o auditor.
  2. Comunique-se abertamente, seja honesto em suas respostas e não hesite em compartilhar detalhes que possam ajudar o auditor a entender completamente seus processos.
  3. Seja receptivo a feedback, vendo a auditoria como uma chance de receber feedback valioso que pode levar a melhorias. Esteja aberto a sugestões e críticas construtivas, e mostre disposição para discutir maneiras de resolver quaisquer problemas que sejam identificados.
  4. Mantenha a calma, mesmo se o auditor identificar áreas que precisam de melhoria. Isto é, os auditores não estão lá para apontar falhas pessoais, mas para avaliar os processos. Uma abordagem calma e centrada ajudará a manter a auditoria produtiva e sem estresse.
  5. Se você não entender o motivo de uma pergunta ou se precisar de mais esclarecimentos sobre o que é esperado, não hesite em perguntar. Manter uma comunicação clara é essencial para uma auditoria eficaz.
  6. Ao invés de ver a auditoria como um teste ou um julgamento, encare-a como uma chance de identificar oportunidades de aprimorar os processos. Isso pode contribuir para o crescimento e eficiência da sua área e da organização como um todo.

Conclusão

A eficiência e a eficácia de uma auditoria interna dependem crucialmente da atenção do auditor e da cooperação do auditado. Juntos, eles identificam áreas de melhoria e fomentam um ambiente de trabalho otimizado. Este compromisso mútuo em manter uma interação produtiva e respeitosa é fundamental para transformar os desafios operacionais, desperdícios, reclamações, erros ou atrasos em oportunidades de melhorias concretas dentro do sistema de gestão.

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Serviços Qualiexpert – Processos que agregam valor

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Depoimentos

"Muito obrigada! Foi muito bom a repercussão geral aqui na empresa."

Juliana Oliveira - Quality, Food Safety & EHS Manager

Recebemos feedback super positivos da Semana Mundial da Qualidade! Parabéns!

Euler Fernandes

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Sem dúvida foi um trabalho de extrema importância, fundamental para garantirmos consistência, eficiência e qualidade nos processos da Metta de uma forma estruturada e eficaz!

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Gestora de Projetos - Metta Consultoria

Muito obrigada por aceitar nosso convite Patricia Vasques para a Semana da Qualidade - Mapeamento de Processos e Indicadores! Abrilhantou nosso evento. Parabéns! Obrigada por compartilhar seus conhecimentos e conduzir com maestria.

Geovana Oliveira Anschau, Igor Sousa e Tamires Romero

Santa Casa de Araraquara

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Josiane Benitez

Energisa Mato Grosso do Sul

Recomendo demais todos os workshops e aulas. Conhecimento, competência, experiência e clareza sem pompa e ego nenhum. Já fiz dezenas de cursos na área, e quer saber? Se quiser aprender a "mão na massa" da gestão da qualidade? Vai lá que é sem erro!

Pedro Henrique Souza

LC Advogados Associados

Patrícia, o material da Apresentação Gerencial de Análise Crítica foi bem elaborado e me ajudou muito, pois já havia participado, porém nunca preparado e conduzido uma reunião

Suzana Lima

Loja Virtual Qualiexpert para Profissionais da Qualidade

Olá Patricia, efetuei a compra de um material no seu site sobre Análise Crítica e gostaria de parabenizar pela qualidade do material disponibilizado. Me ajudou demais. Parabéns, ganhou uma cliente fiel!

Micaela

Loja Virtual Qualiexpert para Profissionais da Qualidade

É muito importante o seu trabalho e eu gosto porque é fácil e direto. Que Deus abençoe e prospere mais.

Mikaella Vaz

Loja Virtual Qualiexpert para Profissionais da Qualidade

Tenho adquirido e estudado os seus produtos e tem sido muito útil. Sua linguagem é útil e esclarecedora, Você mostra um profundo conhecimento sobre o tema Gestão da Qualidade e aplicação da ISO. Parabéns!

Luiz Henrique Fabris

Loja Virtual Qualiexpert para Profissionais da Qualidade

A Apresentação de Análise Crítica da Alta Direção facilitou bastante para eu ordenar as ideias para a reunião

Delma Felício

Loja Virtual Qualiexpert para Profissionais da Qualidade

Tivemos muitos feedbacks positivos sobre a palestra da Semana Mundial da Qualidade – Conscientização em Qualidade. Espero que possamos continuar a parceria em outras demandas

Milene Aguiar

VMA SISMO

Fantástica a forma como você associa realidade com a prática. Obrigada pelas valiosas informações!

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Loja Virtual

Mais uma vez, muito obrigada. Foi excelente a palestra da Semana Mundial da Qualidade - Conscientização em Qualidade.

Juliana Coura

EDF Renewables

Estou super agradecida pelo Kit Completo de Auditor Interno. Tem muitas coisas que eu posso implementar como melhoria no meu sistema. É bem bacana, gostei muito! Vou utilizar os seus arquivos como base para a melhoria dos nossos processos, pois gostei bastante.

Márcia Siqueira

Centralit

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