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Na rotina de consultoria é comum nos depararmos com a seguinte situação: o sistema de gestão não é um sistema. Parece até curioso, mas existem sistemas de gestão que não são entendidos como um sistema.

Sabemos que os assuntos e temas relacionados à Gestão da Qualidade sempre fazem interface, interagem ou se retroalimentam. Por isso, quando essa dinâmica não acontece, é o momento ideal para investigar. Olhar para o problema é o início da solução! 

Eu não sou da equipe da Qualidade, preciso ter também pensamento sistêmico?

Sim. Quando o pensamento sistêmico se torna competência coletiva, vira vantagem competitiva. Isso protege a empresa de melhorias locais que podem piorar o todo. 

Deixamos a reflexão sobre como a falta de pensamento sistêmico pode ser, na maioria das vezes, igual a retrabalho:

• Quantas vezes você resolve algo em uma área e o mesmo problema volta depois em outra área?
• Quantas vezes corrige um erro que começou em outra área?
• Quantas urgências poderiam ter sido evitadas se tivesse uma análise das ações corretivas realizadas?

Exemplos práticos de quando o sistema de gestão não é um sistema

1. Equipe “apagando o incêndio” ou atendendo urgências que surgiram no dia dificilmente terá tempo para identificar as interações entre as áreas, efeitos colaterais do “incêndio” e os impactos no médio e longo prazo. Ter um tempo para análise da situação, identificando efeitos e riscos, é fundamental dentro do sistema de gestão. 
2. Setores com visão isolada de tarefas, limitada ao seu processo, defendem apenas o seu pedaço do fluxo e não o desempenho global da empresa. A ferramenta SIPOC pode ser uma excelente aliada neste momento.
3. Prazos irreais e cronogramas mal projetados, permitem que o  dia a dia deixe de ser visto como um fluxo interdependente e passe a ser apenas execução de rotinas. Como consequência, o sistema de gestão pode se tornar somente documento para auditoria, inspeção burocrática e obrigação formal.  
4.  Existência de um sistema de gestão da qualidade não documentado, sem conexão, rastreabilidade ou clareza. Hierarquia documental não é burocracia. Procedimentos sem referências, duplicados, mal escritos ou ambíguos, livres para interpretação pessoal refletem um sistema de gestão ineficiente. Formulários soltos, não ligados a procedimentos, podem deixar a comunicação difusa.

O seu sistema de gestão está conectado?

Trabalhar com sistema de gestão não garante pensamento sistêmico automático, por isso ele precisa ser praticado conscientemente. Vamos a 3 exemplos tradicionais, iniciando pela definição do escopo da organização (a seta simboliza fluxo de informações):

• Escopo da organização ⇒ planejamento estratégico ⇒ política da qualidade ⇒ objetivos da Qualidade.⇒ (volta para) planejamento estratégico
• Escopo da organização ⇒ PDCA ⇒ processes ⇒ procedures e indicadores de desempenho ⇒ oportunidades de melhoria ⇒ (volta para) PDCA
• Escopo da organização ⇒ identificação das partes interessadas e seus requisitos ⇒ risk and opportunity management ⇒ ações preventivas ⇒ processos

Conclusion

Para finalizar, faremos a mesma reflexão inicial: o sistema de gestão da qualidade da organização onde trabalha é realmente um sistema? Se não for, um bom diagnóstico documental e com entrevistas pode ser uma excelente ferramenta para identificar as maiores dificuldades, e assim propor melhorias eficientes e eficazes.

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