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Pense no Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) como uma receita de bolo. Cada ingrediente (ou informação documentada) tem seu papel específico. Alguns dão estrutura ao bolo, outros adicionam sabor ou cor. Sem esses ingredientes, a receita falha.

No Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), não podemos subestimar a importância de cada informação documentada. Ela é essencial não só para ajudar a equipe a compreender claramente o que precisa ser feito e como, mas também desempenha um papel chave em auditorias e na preservação da história da empresa.

Manter essas informações atualizadas traz uma série de benefícios. Elas servem para comunicar detalhes cruciais sobre o SGQ ou sobre projetos específicos. Adicionalmente, as informações documentadas fornecem evidências tangíveis do que foi planejado e do que foi efetivamente realizado, o que é vital tanto em auditorias quanto em verificações. Além disso, elas funcionam como um canal para divulgar e preservar as experiências valiosas da organização, assegurando que o conhecimento acumulado e as práticas bem-sucedidas sejam consistentemente transmitidos e mantidos ao longo do tempo.

Se você está no grupo dos que tem dúvidas abaixo, vamos te ajudar!

• quantos documentos eu preciso ter no meu Sistema de Gestão?
• mas na norma não fala sobre procedimento e Manual da Qualidade,  o que eu faço?
• eu posso fazer um documento chamado instrução técnica/ manual/ plano/ procedimento?

Nesta newsletter, exploraremos dicas sobre informação documentada que fazem seu SGQ não apenas funcionar, mas prosperar.

Dica 1 – Quais são os elementos essenciais de informação documentada que devem integrar o seu Sistema de Gestão da Qualidade

 O Sistema de Gestão da Qualidade deve incluir a:

a) informação documentada determinada pela organização como sendo necessária para a eficiência do SGQ, isto é: a organização pode incluir mais informações documentadas no SGQ mesmo que a norma não obrigue.

Lembre-se, criar documentos só por criar pode mais atrapalhar do que ajudar. Cada empresa é um mundo diferente, então o que faz sentido documentar em uma pode não fazer em outra. A ISO 9001:2015 dá liberdade para escolher o formato da sua documentação. Muitas empresas ainda usam papel, mas você decide o que é melhor para a sua.

E mesmo com essa liberdade toda, uma coisa é certa: você precisa documentar os processos do seu Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). A norma não te diz como fazer isso, então você tem espaço para fazer do seu jeito, desde que não deixe nada importante de fora.

b)  a informação documentada requerida pela própria norma ISO 9001:2015 ( ela detalha em vários requisitos as obrigações de reter e manter uma informação documentada).

Exemplos: Requisito 4.4.2 – “a organização deve reter informação documentada para ter confiança em que os processos sejam realizados conforme planejado”; e requisito 7.2 – “A organização deve reter informação documentada apropriada como evidência de competência’.

Faça um exercício: pegue a sua norma ISO 9001 e encontre a frase “a organização deve reter informação documentada”. Pronto, ali a organização precisa reter (arquivar / guardar) a informação documentada para comprovar a evidência.

Dica 2 – Documentos Chave: Manual da Qualidade e “Padrão dos Padrões”

A versão mais recente da ISO 9001 não menciona explicitamente o Manual da Qualidade, mas sua importância permanece inquestionável. Este documento serve como a espinha dorsal do Sistema de Gestão da Qualidade, oferecendo uma visão geral e integrada dos processos e políticas da organização. Sua ausência na norma ISO 9001:2015 não diminui seu valor como uma ferramenta de consolidação e referência.

Paralelamente, o conceito de um documento chamado “Padrão dos Padrões” emerge como um elemento vital no SGQ. Este documento funciona como um guia mestre, estabelecendo as diretrizes para a criação, revisão e controle de todos os outros documentos e padrões dentro do sistema.

Conclusão

Assim como cada ingrediente em uma receita de bolo tem seu propósito único, cada informação documentada no seu Sistema de Gestão da Qualidade desempenha um papel vital. Elas são a base que mantém seu ‘bolo empresarial’ estruturado e organizado.

Lembre-se de que a qualidade e a relevância da documentação são tão importantes quanto os próprios processos que elas descrevem.

Ao abraçar as dicas e orientações compartilhadas nesta newsletter, você estará não apenas cumprindo requisitos, mas enriquecendo seu SGQ com informações valiosas que ajudarão sua organização a crescer e se desenvolver de maneira sustentável e eficiente.

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Serviços Qualiexpert – Processos que agregam valor

A elaboração de informação documentada, como procedimentos, é um aspecto crítico para garantir a consistência e a eficiência nas operações de sua empresa. Compreendemos a importância de documentar processos de forma clara e precisa, e estamos aqui para auxiliá-lo nesse aspecto fundamental da gestão empresarial.

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